Excel

Hvorfor dreje borde?

Why Pivot Tables

Øvelsesark medfølger online video træning .

Hej Dave her fra Exceljet





Så i dag tager vi fat på spørgsmålet Hvorfor dreje tabeller?

Og dette spørgsmål kommer meget op, når folk først støder på pivottabeller, fordi de undrer sig over ... hvorfor skulle de være ligeglade? Og du prøver at forklare, at pivottabeller er virkelig hurtige, at du kan opsummere data interaktivt på forskellige måder ... bla, bla bla





Og du kan lidt se deres øjne bare glasere over, for indtil du faktisk har brugt et drejebord selv, er det virkelig svært at forstå, hvorfor de ville være nyttige for dig.

Så jeg tror, ​​at en af ​​de bedste måder at forstå, hvordan pivottabeller kan hjælpe på, er at se på nogle eksempler på at opbygge nogle rapporter side om side, hvor et sæt rapporter vi bygger manuelt ved hjælp af normale Excel -funktioner og formler, og andet sæt, bygger vi med drejeborde.



Og det var præcis det, der skulle gøre i dagens video.

Og jeg vil virkelig være foran dig her. Jeg elsker drejeborde.

Lige siden jeg fik mit første drejebord til at opdatere korrekt tilbage i 1990'erne, indså jeg, at wow, det er virkelig nyttige værktøjer.

Så jeg synes, at hvis du bruger Excel med mange rådata, og du skal opsummere disse data på forskellige måder, og hvis du skal oprette flotte rapporter, så er pivottabeller bestemt din tid værd.

Så jeg håber, at i slutningen af ​​videoen vil du være enig med mig.

Lad os tage et kig på nogle eksempler.

****

Så her er vi i Excel, og du kan se, at vi har et sæt rådata.

Disse data repræsenterer chokoladesalg til flere kunder forskellige steder, på engrosniveau.

Du kan se, at vi har dato og kunde. By, stat og region, produkt og produktkategori, og endelig mængde, omsætning, omkostninger ved solgte varer og fortjeneste.

Forestil dig nu, at din leder sender dig disse data og beder om et sammendrag på én side, der viser en fordeling af salget efter produkt.

Så forudsat at du ikke ved, hvordan du bruger pivottabeller, men du er ret god til Excel -formler, lad os først opbygge en manuel rapport.

Den nemmeste måde at gøre dette på er at bruge SUMIFS -funktionen. SUMIFS er let at bruge, men det kan skabe nogle ret grimme formler, så for at gøre tingene lettere at læse og undgå en masse absolutte henvisninger, vil jeg gå videre og navngive kolonnerne først.

Nu har vi et navn for hver kolonne i dataene.

Mens jeg er her, vil jeg også navngive det fulde datasæt, så jeg let kan henvise til det, når jeg senere opretter en pivottabel.

Lad os nu bygge en manuel rapport.

Først skal jeg tage en kopi af alle produkterne og derefter fjerne dubletter og sortere.

Nu tilføjer jeg nogle etiketter og formatering.

Så vi har rapportens knogler på plads nu, men ingen data. Og det er på tide at skrive den første SUMIFS -formel ud. Jeg kunne faktisk bruge SUMIF. Men fordi jeg tilføjer flere kriterier på bare et minut, bliver det lettere, hvis vi starter med SUMIF'er.

Fordi jeg allerede navngav kolonnerne, kan jeg let skrive navnene, mens jeg går, uden at gå tilbage for at vælge dataene.

Nu skal jeg kopiere formlen og tilføje en total, og jeg formaterer tallene som valuta.

Nej, vi har den grundlæggende rapport, som din leder ønsker ... en salgsrapport på én side med en opdeling efter produkt.

Så den manuelle tilgang er ikke for frygtelig, men jeg vidste selvfølgelig allerede, hvordan jeg skulle gøre det, og jeg brugte en masse tips og genveje til at fremskynde tingene.

Hvis du ikke er så fortrolig med formler, bliver det en del sværere, med masser af fejl og læring, mens du går.

Lad os nu bygge den samme rapport ved hjælp af en pivottabel.

Da jeg allerede har navngivet dataene, kan jeg bare bruge det navn her.

Vi skal bruge produktet som en række -etiket og omsætning som en værdi.

Og derefter anvende et talformat på indtægter.

Og det er det. Vi har nu en pivottabel med de samme resultater. Og læg mærke til, at jeg slet ikke brugte nogen formler.

Selvfølgelig vil ingen leder nogensinde være tilfreds med deres originale instruktioner. De vil alle anmode om ændringer.

Så lad os se på, hvordan begge disse rapporter håndterer et par ændringsanmodninger.

Lad os først sige, at din leder kommer tilbage og beder om en opdeling efter produkt og region. Hun vil have region på tværs af toppen.

Til den manuelle rapport starter jeg med at få fat i en kopi af alle regionerne, og jeg følger den samme proces, som vi gjorde for produkter før.

Denne gang er jeg nødt til at gennemføre regionerne på tværs af toppen.

Så skal jeg rydde lidt op i tingene.

lave et cirkeldiagram i excel

Dernæst skal jeg udvide SUMIFS -funktionen til at håndtere både produkt og region.

Jeg bliver nødt til at låse kolonnehenvisningen for produktet ... for jeg kopierer det om et øjeblik ... derefter tilføjer et nyt område og kriterier for regionen med rækken låst.

Nu kan jeg kopiere formlerne på tværs af tabellen og tilføje totaler.

Igen er det ikke for forfærdeligt, men masser af klik og masser af formler.

Det er lidt lettere at ændre pivottabelrapporten. Alt jeg skal gøre er at tilføje region som en kolonnemærke, og vi er færdige.

Igen er det ikke nødvendigt at opdatere nogen formler.

Jeg vil også ændre pivottabellayoutet til 'disposition' og stille det op igen med den manuelle rapport.

Så du afleverer det tilbage til din leder, og en time senere fortæller hun, at det er fantastisk. Men kan hun også se en opdeling efter år i stedet for region.

Hmmm. Dette bliver vanskeligere.

I dette tilfælde ved jeg, at dataene kun strækker sig over 3 år .... 2011, 2012 og 2013, så jeg starter der og tilføjer dem manuelt som overskrifter og slipper med den ekstra kolonne.

Nu mangler jeg bare at opdatere formlerne.

Dette er faktisk en god brugstilfælde for SUMPRODUCT -funktionen, men det ville kræve meget mere forklaring, så lad os holde os til SUMIFS for nu.

For nu at opdatere SUMIFS -funktionen til at matche datoer efter år, bliver vi nødt til at bruge to kriterier sammen med DATE -funktionen og en vis sammenkædning.

De første kriterier matcher datoer, der er større end eller lig med årets første.

Det andet kriterium matcher datoer, der er mindre end eller lig med årets sidste dag.

I begge tilfælde henviser vi direkte til året, og vi skal låse rækken.

Når jeg har kopieret formlen ned og på tværs, har vi vores rapport.

Du kan se, at denne ændring var lidt mere kompliceret og krævede en god forståelse af Excel -formler og funktioner og begreber som sammenkædning.

Hvad med drejebordet?

For at opdatere pivottabellen skal jeg først slippe af med regionen.

Derefter skal jeg tilføje datofeltet og gruppere efter år.

Som før er der ingen formler, der skal opdateres.

Så får du ideen. Det er helt muligt at opbygge disse rapporter manuelt, og i nogle tilfælde er det ønskeligt at gøre det på den måde. Men det er meget hurtigere og lettere at bruge et drejebord.

I sidste ende kan en pivottabel opbygge meget mere komplekse rapporter, end du nogensinde vil håndtere manuelt.

Okay, så jeg håbede, at du kunne lide den sammenligning af at opbygge nogle rapporter manuelt og de samme rapporter i pivottabeller. Som du kan se, er det ikke engang tæt, drejeborde er langt hurtigere.

Så når som helst du analyserer data i Excel, synes jeg, at du bør overveje at bruge pivottabeller.

Men ud over enkel bekvemmelighed giver drejeborde dig en reel konkurrencefordel.

Så uanset om du konkurrerer internt med dine jævnaldrende om en lønforhøjelse eller forfremmelse eller bare anerkendelse.

Eller konkurrerer du eksternt med andre virksomheder på dit marked om at identificere tendenser eller muligheder, drejeborde er et værktøj, der kan hjælpe dig med at skille dig ud og gøre dit job bedre.



^